Manejo de Servicios de Impresión en South Florida

Su empresa necesita imprimir y copiar, pero ¿cómo administra actualmente su flota de dispositivos de salida impresoras?

Para muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES), esta pregunta puede ser una ocurrencia tardía, y no se da cuenta de lo importante que es hasta que alguien realmente evalúa su flota de impresión comercial y le muestra cuánto está gastando. (La mayoría de las veces son números de ultrajes que pueden reducirse en más del 50%)

Las impresoras y los equipos de oficina multifunción a menudo se consideran necesarios pero como un aspecto no esencial de hacer negocios. Las unidades manejan los trabajos diarios de copia e impresión rutinarios a medida que surgen, y TI o los proveedores pueden arreglar los dispositivos cuando se estropean. No es gran cosa, ¿verdad?

Esto es así, hasta que te das cuenta de cuánto te puede costar el tiempo de impresiones e inactividad de equipos. Además de los enormes ahorros en tóner, papel y mantenimiento de dispositivos que se producen naturalmente al reducir impresiones innecesarias y accidentales, tener el entorno de salida bajo control puede conducir a ganancias en productividad, gestión de la información y seguridad.

Elegir una solución de impresión que complemente las necesidades de tu organización y los requerimientos de tus empleados es muy importante, no solo desde el punto de vista de la productividad, sino también para su resultado final. Cuando observas las cifras, tiene sentido considerar tus opciones de impresión:

• Cerca del 90% de las compañías no monitorean los costos de impresión
• Los costos en documentos representan entre 5-15% de los ingresos
• TI pasa 15% de su tiempo en problemas de impresión
• Los acuerdos con proveedores pueden reducir los costos operativos en un 20-30%

5 formas en las que la Gestión de Servicios de Impresión puede beneficiar tu Organización.

#1 - EXAMINA TUS NECESIDADES DE IMPRESIÓN

Aunque tu Departamento de TI puede ser capaz de analizar tu flota de impresoras, ¿es el mejor uso de su tiempo? Un proveedor de GSI tiene experiencia en el análisis de flotas de impresión de todos los tamaños. también poseen conocimiento especializado en métodos de consolidación de flotas de impresoras para garantizar que su empresa implemente los métodos adecuados equipo a un precio asequible. Este análisis tendrá en cuenta todos los aspectos de las necesidades de impresión de su empresa. incluyendo escaneado, impresión, copiado y fax.

#2 - REEMPLAZA EQUIPOS DEFICIENTES

Los proveedores de gestión de servicios de impresión pueden ayudarlo a identificar qué máquinas están sufriendo de bajo bajo rendimiento y reemplazarlos con dispositivos más eficientes. Los proveedores de GSI son especialistas expertos que Conozca los mejores dispositivos de impresión disponibles para las necesidades de su negocio y su presupuesto. Ellos considerarán cosas como su historial de impresión y sus objetivos comerciales.

#3 - ENTRENA EMPLEADOS EN NUEVAS TECNOLOGÍAS

Los departamentos de TI a menudo se concentran en sus tareas habituales. Formarlos y solucionar sus problemas de impresión no es su principal prioridad y, por lo general, es la primera tarea que se descuida. Los proveedores de gestión de servicios de impresión pueden ayudar en la formación de los empleados y proporcionar asistencia técnica para los problemas de impresión

#4- ENTREGA AUTOMATIZADA DE SUMINISTROS

Elimine la necesidad de pedir cartuchos de tóner ingresando a un programa GSI. Estos programas pueden monitorear sus dispositivos y automatizar el envío de tóner en función de cuándo sus máquinas se están agotando. Mantenga a sus empleados productivos al eliminar el tiempo de inactividad de los equipos causado por la falta de suministros con una gestión eficaz de servicios de impresión.

#5 - CONTROLE IMPRESIONES DE FORMA REMOTA

Con la impresiones remotas, sus empleados podrán imprimir de forma remota desde ubicaciones diferentes y desde cualquier dispositivo. Esto podría proporcionar muchas mejoras para su negocio. Por ejemplo, un empleado no tiene que venir a la oficina para imprimir papeleo importante y otros empleados no tienen que gastar tiempo precioso buscando el documento para imprimir para ellos. Si su empresa admite un entorno de impresión móvil, Los proveedores de GSI pueden ayudar a establecer, mantener y proporcionar soporte para la resolución de problemas.

Entonces, volvamos a donde comenzamos: la cuestión de administrar sus dispositivos de salida. Ya que existen tantos beneficios al usar una administración efectiva para su flota de equipos, puede ser hora de que se pregunte a sí mismo, o a su departamento TI algunas preguntas serias sobre cómo aborda el monitoreo y la gestión. Si bien todos los negocios y flota tiene sus propias necesidades y desafíos únicos, estas preguntas me parecen particularmente útiles para identificar aquello que se debe mejorar en su infraestructura actual de gestión de flotas:

1. ¿Actualmente cómo maneja y monitorea tu flota de dispositivos de salida?
2. ¿Cónoce el volumen mensual de impresiones de su flota entera? ¿Ese número está alineado con las capacidades de sus dispositivos?
3. ¿Cómo maneja los gastos de impresión? ¿Facturan los presupuestos de los departamentos? De ser así, ¿Cómo monitorea los gastos por departamento?
4. ¿Cómo configura su flota? Asigna los trabajos en forma de lote o de dispositivo en dispositivo?

Si te ha costado responder alguna de estas preguntas - o si preguntarlas te ha hecho pensar si existe una mejor manera de manejar tu compañia - puede ser momento de considerar el manejo de una flora más robusta

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